Webinar | Télétravail et performance : comment rester efficace grâce à un ERP Full Web

   Ces derniers mois ont été extrêmement complexes pour les entreprises françaises. Avec la pandémie de Covid-19, toutes les organisations ont été confrontées du jour au lendemain à la généralisation du télétravail. Le groupe Althays a accompagné ses clients dans cette mutation parfois brutale en leur proposant les meilleurs solutions logicielles et matérielles. De cette période particulière, Althays a relevé plusieurs points de friction opérationnelle dans la conduite du changement, plusieurs problèmes récurrents chez nos clients ERP :

  • Comment rester efficace lorsqu’on travaille à distance avec ses collègues ?
  • Comment obtenir et faire circuler l’information de façon fluide et sans créer d’usines à gaz ?
  • Comment transformer ses flux physiques pour les rendre compatibles à la distance ?

Ce sont là quelques problèmes que l’on va adresser dans cet article. En effet il nous a semblé pertinent de vous présenter rapidement comment un ERP en SaaS permet d’adresser tous ces problèmes.

Tranquillité

1. Quelques chiffres sur le télétravail

 La généralisation du télétravail n’est pas juste une passade conjoncturelle due à des circonstances exceptionnelles, cela fait déjà longtemps que cette pratique s’installe durablement dans le monde du travail.

Par exemple, 99% des travailleurs ayant déjà goûté au télétravail souhaitent pouvoir bénéficier de ce mode jusqu’à la fin de leur carrière. C’est en effet une forme de flexibilité recherchée aujourd’hui par les salariés et un critère presque indispensable d’attractivité et de construction de marque employeur.

On constate par ailleurs plus que de l’enthousiasme face au télétravail, mais également des gains de productivité. Ceux-ci sont évalués à 22% en moyenne (dans une étude Greenworking de 2012). Ces gains s’expliquent de plusieurs manières : réduction de l’absentéisme, meilleure efficacité car moins de stimulations sensorielles non désirées, gains de temps indéniables réalisés sur les transports et réunions chronophages, etc…

Enfin le télétravail c’est bon pour l’environnement car il faut planter 144 arbres pour égaler l’économie de CO² d’un salarié en télétravail. Et ce qui est bon pour l’environnement est bon pour votre argumentaire RSE.

 

2. Trois conseils pour être plus performant

   Entrons dans le vif du sujet avec 3 conseils qui nous semblent essentiels pour être efficace grâce à un ERP en SaaS.

1er conseil : s’affranchir du matériel

Tout le monde connaît quelqu’un qui s’est retrouvé à devoir porter son unité centrale et son écran pour rentrer s’installer chez lui, se rendre compte arrivé chez lui que son VPN ne fonctionne pas et que celui-ci nécessite une mise à jour…

La contrainte matérielle est un frein incontestable à un télétravail harmonieux et ce pour plusieurs raisons :

  • La souscription à des licences d’accès à distance de type VPN ou TSE est onéreuse, représente des frais d’entretien et un surcoût général non-anticipé
  • Le maintien du hardware doit être constant pour faire fonctionner des logiciels locaux parfois gourmands en ressources
  • Le maintien du software présente souvent des coûts cachés de licence, demande une gestion par une personne à temps plein et génère forcément des délais d’intervention

Un ERP full-web répond parfaitement à tous ces points : pour l’utiliser il suffit de disposer d’un terminal et d’une connexion web, et c’est tout. En recherchant cet ERP, veillez tout de même à ce qu’il soit en responsive design : c’est-à-dire qu’il puisse s’adapter à toutes tailles d’écran.

En travaillant avec un ERP en full SaaS, plus aucun problème de version logicielle puisque la gestion de version est centralisée chez l’éditeur, plus aucun problème de hardware/hébergement puisque ces deux aspects sont gérés par le cloud : au-delà des économies réalisées sur les charges d’infrastructures et donc fixes.

Par ailleurs, cela vous permet de concentrer vos ressources sur votre activité à réelle valeur ajoutée tout en confiant l’hébergement et la protection de vos données à des experts.

 

2ème conseil : simplifier la communication à distance

Nous avons constaté que beaucoup de nos clients utilisent encore le mail comme moyen principal de communication. Le problème est que les mails ne sont pas conçus comme un outil de travail : il se perdent, ils s’oublient, ils se négligent et ils s’historisent mal… Le résultat est toujours sans appel : perte d’efficacité et opacité générale sur la gestion de certains processus pourtant essentiels comme les fonctions achat et vente.

Un ERP en SaaS va permettre de centraliser l’information et de la mettre à disposition de la bonne personne au bon moment, et ce peu importe la contrainte géographique. Prenons l’exemple simple d’une vente gérée avec un ERP SaaS :

  • Le service commercial négocie bien son contrat et signe une vente. Il passe une commande sur l’ERP ;
  • L’administration des ventes est notifiée en temps réel et s’en occupe immédiatement ;
  • Cette vente comprend un produit spécifique qui fait l’objet d’une alerte : un workflow se déclenche sur ce produit qui nécessité la validation d’un manager.
  • Celui-ci est notifié sur son mobile grâce à l’application dédiée et la valide avant son rendez-vous, à 400 km de là, grâce aux indicateurs de gestion personnalisés dont il dispose.

On le voit dans cet exemple un ERP en SaaS fluidifie la communication grâce notamment à des workflows paramétrables, à sa mobilité et l’information en temps réel. On va donc se passer de toutes ces relances qui épuisent tout le monde et génèrent de la tension.

Pour aller plus loin : vous utilisez des outils collaboratifs et vous voulez conserver la cohérence de ceux-ci avec votre ERP ? Là également un EPR full-web reste le plus pertinent car il se connecte aux applications tierces via des protocoles API.

 

3ème conseil : dématérialiser ce qui peut l’être

Imaginons une société qui gère 500 factures d’achat par mois. Celles-ci arrivent au format papier ou en e-mail et sont enregistrées par un comptable qui travaille désormais deux jours par semaine depuis chez lui. La situation devient rapidement ingérable et génère forcément des problèmes structurels comme un manque de réactivité, un rallongement du temps de traitement des factures, une complexification des processus de validation, voire dans le pire des cas des risques de litiges ou de fraude.

Il est en effet difficile de concilier flux physiques et télétravail et pour ne reprendre que le sujet de la facturation, une étude Adviso Partners de 2015 révèle qu’entre 0,75% et 1,5% des pertes de trésorerie des entreprises françaises seraient dues à des erreurs de facturation.

Dans ce genre de contexte, la dématérialisation des flux est une solution idéale, encore faut-il disposer des outils adaptés. Aujourd’hui les outils de démat’ font appel à des technologies avancées de reconnaissance de caractère afin d’automatiser le traitement des documents et en la matière les pure-players sont bien en avance sur les généralistes de l’ERP.

Déployer une solution de gestion en SaaS présente donc un avantage considérable : celui de pouvoir s’intégrer avec des applications tierces, via notamment des webservices API. Cela vous permet de choisir, pour chacune de vos problématiques, le meilleur outil dédié, tout en préservant la cohérence de votre SI.

3. Revoir le replay du webinar

 

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